Personlig Effektivitet – Vill du bli bättre på att planera din arbetsdag?
Upplever du ofta att din planering spricker? Helt plötsligt är dagen slut och du har inte ens hunnit hälften av sakerna på din lista? Det är väldigt få som faktiskt har fått lära sig hur vi ska tänka med vår planering, vi förväntas bara kunna det.
För oss på Effektiv Nu handlar hållbar planering om att tänka långsiktigt och reflektera över om vår planering är realistisk och det finns några aspekter som du bör ha med dig för att få till din planering:
1. Planera långsiktigt
Desto närmre inpå vi planerar, desto svårare kan det bli att hitta tid i kalendern. Därför rekommenderar vi att du tänker långsiktigt och redan nu planera in det som vi vet kommer längre fram.
2. Avsätt tid i din kalender
Ha inte en tom kalender och en lång uppgiftslista. Avsätt istället tid i din kalender för att arbeta med dina uppgifter, gör gärna likartade uppgifter efter varandra då det påverkar din produktivitet positivt.
Genom att avsätta tid i kalendern kan du också få en uppfattning om hur mycket du har att göra så att du inte överbokar dig. Får du inte in ett till block i kalendern? Då behöver du planera och prioritera om. Det är också enklare för dig att flytta på fysiska block i en kalender än att tänka om din planering i huvudet. Särskilt i de fall när du upplever stress.
3. Avsätt lite mer tid än vad du tror uppgiften tar
Tror du att en uppgift tar 30 min att göra, lägg till 15-30 min för att ge dig själv marginal för eventuell missbedömning eller avbrott. Känslan av att avsluta uppgifter i tid ger oss tillfredställelse och en positiv känsla att vi klarar av vårt jobb.
4. Visualisera din planering
Använd tekniken i din digital kalender och ge aktiviteter olika färger. Du kanske vill ha en färg för interna möten, externa möten, admintid, ringtid, projekt, resa, privat m.fl. Detta gör att du snabbt ser vad din dag och vecka innehåller. Delar du din kalender med kollegorna kan de lätt se din tillgänglighet och få en uppfattning kring din arbetssituation. Använd gärna samma färger inom organisationen.
Hur kan du se över din planering?
1. Blockera tid i kalendern sista arbetsdagen innan semestern för att skapa kontroll och hantera allt du behöver för att kunna gå på ledighet med riktig semesterkänsla.
2. Planera in och avsätt tid i kalendern för aktiviteter och uppgifter som du redan nu vet att du kommer att arbeta med i höst.
3. Är det tankekrävande uppgifter? Planera in dem vid den tiden då du har som mest energi.
4. Blockera tid i kalendern första dagen du kommer tillbaka efter semestern för att ha utrymme till att få en bra start och se över din planering.
Författare: Linn Heuberger, Effektivitetskonsult, Effektiv Nu
