Praktisk information för utställare
Checklista - bocka av innan mässan
- Sprid er medverkan i era kanaler med er personliga banner som ni finner i My Easyfairs – saknar ni? Kontakta lovisa.ewerman@easyfairs.com
- Uppdatera MyEasyfairs – frågor? Kontakta lovisa.ewerman@easyfairs.com
- Planera monter: boka el, matta, belysning och annan inredning – allt efter behov
- Beställ monterservice – info hittar du här!
- Boka extra synlighet för att sticka ut bland konkurrenterna: olivia.casbolt@easyfairs.com
- Boka montercatering vid önskemål: roy.manaz@kmgroup.se
- Registrera er monterpersonal via MyEasyfairs. Mer information hittar du i avsnittet “Veckorna innan mässan”.
- Planera er inflytt – tider hittar du här!
- Planera leveranser till mässan – info om godshantering hittar du här!
- Det är mycket begränsat antal p-platser i anslutning till Kistamässan, så välj gärna kollektivtrafiken!
- Notera att under inflytt på söndag är alla matställen stängda på Kistamässan samt i närområdet. Närmsta tillgängliga matställe är i Kista Galleria, ca 12 min promenad. Kaffe kommer finnas till försäljning i Bistron inne på Kistamässan.
Förberedelser
Ni har bokat er monter och det är dags att börja förbereda ert deltagande. Gå igenom nedan punkter så snart du kan. Statistik visar att de som förberett sitt mässdeltagande också blir nöjdare med resultatet.
I närheten av Kistamässan finns ett flertal hotell vi kan rekommendera.
Scandic Victoria Tower
Comfort Hotel Kista
Memory Hotel
Connect Hotel Kista
Scandic Kista
The Studio Hotel
Läs mer om de olika boendealternativen i nära anslutning till Kistamässan här.
För beställning av montercatering och dryck vänligen kontakta:
KM Restauranger
08 410 608 20
Konferens@kmgroup.se
Tänk på att all alkohol som påträffas i anläggningen som inte är beställd via Kistamässans Restauranger kommer att beslagtas. Detta eftersom alkohollagstiftningen inte tillåter egen medhavd alkohol i Kistamässans lokaler.
Svenska:
Easyfairs arbetar hårt med säkerhets- och sanitetsplaner för att säkerställa att våra evenemang ska vara säkra platser att mötas och göra affärer under de kommande månaderna och åren. Vi investerar i ett brett utbud av lösningar, från ökade hygienprocedurer till teknik för att underlätta social distans och en oklanderlig sanitetsnivå. Inga åtgärder är för stora för oss när det kommer till att, på alla sätt möjliga, bevara hälsan och säkerheten för både personal, utställare och besökare.
English:
Easyfairs is working hard on safety and sanitary plans and protocols in order to ensure our events are safe harbours for communities to meet and do business in the months and years to come. We are investing in a wide range of solutions from increased hygiene procedures to technology to facilitate social distancing and an impeccable level of sanitation. Easyfairs will not stop at anything to preserve the health and safety of its staff, exhibitors and visitors in every possible way.
När ni bokade er monter bokade ni även ett EasyGo-paket. GoLeads, GoPlus och GoPremium är våra tre paket. För att se vilket paket ni har bokat, vänligen se orderbekräftelsen eller logga in på My Easyfairs.
Gemensamt för samtliga paket är:
- Access till My Easyfairs
- Visa er företagsprofil online
- Visa era produkter/tjänster online
- Bjud in era kunder & prospekts
- Utöka ert professionella nätverk
Det finns attraktiva marknadsföringsytor på flera platser på Kistamässan där ni kan synas med ert budskap.
Läs mer på sidan om extra synlighet.
För mer information kontakta:
Olivia Casbolt
Sales Executive
08 506 650 89
olivia.casbolt@easyfairs.com
För byggnation och reklambudskap etc. som överstiger 2,50 meter tillkommer en avgift. Detta gäller ej monterbelysning. Konstruktioner högre än 2,50 meter kräver förankring mot tak med säkerhetsvajer. Vänligen kontakta ansvarig säljare Olivia Casbolt vid eventuell önskan om höjdbyggnation.
olivia.casbolt@easyfairs.com
08 506 650 89
Har du planer på att skicka material till din monter redan innan du anländer.
Leveransadress:
Personal & Chef / Företag / Monternummer
Kistamässan
Vågögatan 3
164 40 Kista
Läs mer om godshantering här.
Gods som ankommer till mässan kan transporteras in till anvisad monter mot en kostnad. Motsvarande kostnad gäller även för avgående gods som lämnas i montern. Dessa kostnader debiteras utställande företag i efterhand. Vänligen se kontakta Workman Event för mer specifikationer eller se Workman Events informationsbrev under fliken “Monterservice via Workman Event”.
Kistamässan eller Workman Event ansvarar ej för gods före, under eller efter arrangemanget.
Att få rätt besökare till mässan är ett teamwork. Både vi som arrangörer och ni som utställare ansvarar för att bjuda in besökare. Statistiken säger att om utställare marknadsför sitt mässdeltagande innan man ställer ut, får man 250% bättre utfall än utställare som inte marknadsför sig.
Ni kan se mässan som ett köpcentrum där vi är som arrangör är köpcentrumet och ni som utställare är butikerna. För att kunder ska lockas av att besöka just er butik framför alla andras måste ni marknadsföra att ni finns på plats och sticka ut ur mängden. Väl på plats måste butiken också se attraktiv ut och ha kunnig personal på plats för att kunna skapa en god relation med kunder som faktiskt tar sig till butiken.
För att maximera ert deltagande på mässan har vi en del verktyg som hjälper er på vägen:
- Er utställarsida på vår hemsida
- Personlig registreringslänk
- Personliga banners
Er utställarsida på vår hemsida:
Under “utställarlista” här på vår hemsida syns det ni fyller i inne på My Easyfairs (För att läsa mer om detta, se fliken My Easyfairs). Här skriver ni om ert företag, laddar upp innovativa produkter och nyheter samt jobbannonser. Statistik visar att de som har en ifylld My Easyfairs-profil i snitt lyckas bättre på plats. Denna information skickas även individuellt till alla besökare som scannat er läsare på mässan.
Er personliga registreringslänk:
Denna hittar ni inne på My Easyfairs under “Bjud in dina befintliga och potentiella kunder” och “inbjudan”. Fördelar med den personliga registreringslänken:
- Lätt och snabbt sätt att marknadsföra ditt deltagande
- Samlar leads innan Personal & Chef ens har öppnat dörrarna (alla som har registrerat sig på din länk ser du i MyEasyfairs)
- Möjlighet att boka in möten med ovan
- SMS till din telefon när besökare som har registrerat sig på din länk anländer till Kistamässan (Endast EasyGO Leads, Plus och Premium)
Personliga banners:
Vi har förberett två olika banners samt en text ni gärna får använda i er marknadsföring. Dessa hittar inne på My Easyfairs under “Bjud in befintliga och potentiella kunder” och “marknadsföringsmaterial”.
Glöm inte heller att tagga oss på Facebook och LinkedIn @Personal&Chef samt använda vår hashtag #personalchefsthlm på sociala medier.
Många av era monterbeställningar sköter ni enklast i Workmans shop här!
Vid vidare frågor/beställningar, vänligen kontakta Workman via: monterservice@workman.se
Vad är My Easyfairs:
Majoriteten av besökarna planerar sitt besök via vår hemsida. Det som fylls i inne på My Easyfairs är det som syns i vår utställarlista på hemsidan. Här kan ni presentera ert företag, era produkter, nyheter och jobbannonser. Under mässan kan besökarna scanna er läsare med sina smart badges (namnskyltar) och få er informationen ni lagt upp skickad till sig via e-mail.
Genom My Easyfairs kan du även:
- Bjuda in dina kunder genom er personliga länk
- Registrera monterpersonal
- Skapa inlogg till dina kollegor så de också kan redigera informationen
- Se vilket EasyGo-paket ni bokat
Logga in på My Easyfairs:
När ert företags monter bokades fick personen som gjorde bokningen ett e-mail från ”My Easyfairs” med en länk till systemet med uppmaningen att bekräfta e-postadressen samt välja lösenord. E-postadressen är användarnamnet och det lösenord som väljs blir lösenordet. Om lösenordet glömts bort välj ”Glömt lösenord” följ instruktionerna. I vissa fall när det krånglar kan det hjälpa att byta webbläsare och testa på nytt.
Har ni fyllt i era uppgifter tidigare? Dessa uppgifter finns kvar inne på My Easyfairs, Ni behöver logga in för att det ska komma upp i den aktuella utställarlistan på hemsidan.
Lägg till fler användare:
Ni kan själva bjuda in varandra till My Easyfairs om ni önskar att fler personer inom företaget har tillgång till kontot.
Det är bra att ni som utställare har koll på att Ekonomi & Företag – årets viktigaste mötesplats för ekonomer och företagare – kommer att gå under samma tak som Personal & Chef. Läs mer om Ekonomi & Företag här.
Ni som utställare har möjlighet att köpa en talartid på Digital- & Techscenen och Knowledge & Inspirationscenen. Det finns även möjlighet att köpa tid för workshops, nätverkslunch och andra aktiviteter. Detta är ett bra sätt att skapa uppmärksamhet och få besökarna att vilja gå förbi er monter för att fortsätta dialogen.
För er som redan köpt en talarpunkt i programmet:
Det är viktigt att ni skickar in er titel och beskrivning till oss i god tid innan mässan. Detta kommer att synas på hemsidan samt finnas med på skyltar och annat material där scenen ni ska tala på syns.
Riktlinjer för material som skickas in:
• Intresseväckande titel.
• Text som beskriver seminariet/workshopen/aktiviteten. Ca 70 – 110 ord.
• Talarens/talarnas namn och titel inom företaget samt en kort beskrivande text. Ca 40 ord.
• Högupplöst profilfoto på talaren/talarna (minst 2MB).
Tips:
Våra besökare vill lyssna på seminarium som skapar ett mervärde och där titeln och beskrivningen faktiskt stämmer överens med det som presenteras på scen. Det är därför viktigt att ni som företag tänker igenom er talarpunkt noga och inte presenterar säljpitchar.
Besökarens tid på plats på mässan är värdefull och de vill lära sig något nytt. Vill de köpa något besöker de er monter. Vi har varit med om att det i början av ett seminarium varit 200 personer i publiken men har slutat med 20 personer kvar.
För er som inte köpt en talarpunkt men är intresserade:
Vänligen kontakta Olivia Casbolt på
08 506 650 89
olivia.casbolt@easyfairs.com
Vi ger inte ut några besökarlistor. Ni får tillgång till era leads via ert EasyGo-paket.
Vi har alltså inget att göra med de mail som går ut där möjligheten att köpa listor erbjuds. Ta bort dessa mail.
I Utställarakademin får du kortfattad och översiktlig information om hur ett mässdeltagande kan se ut. Klicka här för att kolla.
Veckorna innan mässan
Personal & Chef börjar närma sig. Nedan punkter ska du som utställare att ha koll på senast veckan innan, självklart också förutsatt att du checkat av listan gällande förberedelser.
Huvudingång:
Kistamässan
Arne Beurlings Torg 5
164 40 Kista
Lastkaj:
Kistamässan
Vågögatan 3
164 40 Kista
Leveransadress för gods:
Personal & Chef / Företag / Monternummer
Kistamässan
Vågögatan 3
164 40 Kista
På plats hittar du restaurang, bistro och café. Det finns även möjlighet att äta i vår utställarmatsal.
Med några enkla knep kan ni som utställare maximera ert deltagande. Här kommer en kort checklista:
- Uppdatera er profil i My Easyfairs
- Sprid er medverkan i era kanaler och bjud in era egna kunder med er personliga länk som ni finner inne på My Easyfairs.
- Lägg tid och engagemang på er monter så den ser visuellt attraktiv ut för besökare. Ett tips är även att attrahera besökarna med någon form av aktivitet som exempelvis en tävling eller genom att bjuda på något gott.
- Ha rätt personer på plats. Välj ut era mest engagerade och kunniga personer att ha i montern.
- Engagera er monterpersonal. Ha tillräckligt med personal och planera tid för raster samt lunch.
- Använd både Visit Connect och Smart Badge-läsaren aktivt under mässan.
- Glöm inte följa upp efter mässan! Leads finner du inne på My Easyfairs och inne på Visit Connect-portalen.
Som utställare på ett Easyfairs event får ni ta de av en exklusiv onlineutbildning med tillsammans mässakademin. Där vi går igenom hur ni lyckas bäst på en mässa. Se onlineutbildningen här.
Kort och gott, förbered er väl för att bli bäst!
26 sep: 7-22
Via My Easyfairs registrerar ni er monterpersonal. All monterpersonal måste ha ett personligt utställarkort på mässan. Så här går ni till väga för att registrera monterpersonalen:
- Logga in på My Easyfairs
- Klicka på ”hantera monter” på den aktuella mässan.
- Gå in under fliken ”förbered din monter”.
- Klicka på ”registrera din personal” under avsnittet ”monterpersonal”.
- Klicka på ”registrera din personal” i den nya vyn.
- Ett nytt fönster öppnas.
- Klicka på ”Team” i vänstermenyn.
- Klicka på ”Add staff” längst ner till höger.
- Klicka på “Register Stand Personnel”
- Fyll i uppgifterna + knapp “Next”
- Den person som precis registrerats får ett bekräftelsemail skickat till angiven emailadress.
De nya priserna är;
- 50 kr per påbörjad tim
- 150 kr för 12 timmar
- 200 kr för 24 tim
Vi reserverar oss för ev. prisändringar då det inte är vår (arrangörens) parkering.
Vi placerar er läsare i er monter till första mässdagen, ni ser till att den står synlig för besökarna. Med denna läsare kan ni förvandla era besökare till kvalificerade leads. Läsaren är en trådlös sensor och när besökarna touchar läsaren med sin Smart Badge (namnskylt) samlar de automatiskt in den information om ert företag som ni har lagt upp på My Easyfairs. Denna information skickas till besökarna i ett sammanfattande e-mail i slutet av mässdagen.
Om du har GoLeads, GoPlus eller GoPremium får du en lista med kontaktuppgifter till de som touchat din läsare. Listan hittar du inne på My Easyfairs efter mässans slut.
Här kan du läsa en guide om Smart Badge-läsaren.
Så här ser läsaren som placeras i er monter ut:
Denna måste återlämnas till teamet för Personal & Chef vid stängning.
Med Visit Connect kan ni scanna information om besökarna i er monter, helt enkelt genom att scanna QR-koden på deras Smart Badges (namnskyltar). Detta underlättar i er uppföljning efter mässan och ser till att ni inte tappar bort viktiga visitkort eller kontaktuppgifter.
Ca 1-2 veckor innan mässan får ni mer information kring detta.
Läs vår guide för hur du loggar in i Visit Connect.
Du kan också ta del av en FAQ eller guide för användningen av Visit Connect.
Under inflytten får ni en läsare i er monter, ni ser till att placera denna synligt för besökaren när ni är på plats. Denna tar besökaren själv initiativet till att scanna med sin Smart Badge om denne vill ha mer information om ert företag men inte vill/har tid för ett samtal. I slutet av dagen får de som touchat er läsare en sammanställning av de montrar de scannat via e-mail. Den information som skickas om er är de som ligger inne på My Easyfairs. Ni kan se vilka besökare som har touchat er läsare inne på My Easyfairs, men här får ni ingen möjlighet att skriva ytterligare anteckningar. Dessa leads blir inte lika ”varma” som de ni scannar med Visit Connect.
Visit Connect är mer på utställarens initiativ då det kräver en konversation för att kunna scanna besökarens Smart Badge. I Visit Connect kan ni ta anteckningar och förbereda frågor så ni enkelt kan följa upp efter eventet. Exempel på frågor kan vara ”Hur föredrar personen att bli kontaktad”, ”Vilka produkter är personen intresserad av?” ”När vill personen bli kontaktad?”. Sådana frågor som underlättar när kontakten ska tas efter mässan. Dessa leads hittar ni i appen och på ert konto för Visit Connect, som kontaktpersonen för mässan har skapat.
Mässdagarna - Nu kör vi
Personal & Chef 27-28 september 2023 är nu här. Nu börjar det viktiga som vi alla förberett oss för. Det blir två fullspäckade dagar med kompetensutveckling, nätverkande och massa annat. Ert arbete i montern är viktigare än någonsin, varmt välkomna!
På Kistamässan finns ytor som endast ni som utställare har tillgång till. Information om vart ni finner dessa kommer i ett senare skede.
Det kommer att finnas en fotograf och filmare på plats under båda dagarna. Om ni inte vill synas i bild säger ni till fotografen på plats.
Så fort mässan stänger är det otroligt viktigt att vi i teamet för Personal & Chef får tillbaka läsaren som placerats i er monter under inflytten. Dessa hämtas in av oss i projektteamet.
Så fort mässan stänger är det OK att packa ihop montern. Ni får alltså inte packa ihop den innan. Om någon ska hämta upp ert material senare är det viktigt att materialet packas ihop och märks tydligt.
27 sep: 9-17
28 sep: 9-16
Utställare har tillgång till mässhallen från kl 7 båda dagarna. Under utflyttning är hallen öppen till kl 22.
Utvärdering
Slutet för nu, början på något nytt. Mässan är över och nu är det viktigt med utvärdering av genomförandet. Här kommer de bästa tipsen för hur ni tar ert deltagande hela vägen in i mål.
.
Smart Badge-läsaren:
Ni hittar alla besökare som touchat er läsare inne på My Easyfairs dagen efter mässan under “se resultat” och “ladda ner leads”.
Visit Connect:
De Smart Badges ni scannat med Visit Connect-appen finns i appen och på ert Visit Connect-konto.
Vi som arrangörer skickar ut enkäter till alla som stått i er monter där ni får möjligheten att utvärdera mässan som gått. Er åsikt är otroligt viktig för oss då vi ständigt vill utvecklas och möta era förväntningar. Stort tack på förhand för ni tar er tiden för att besvara dessa.
Under mässan har ni som företag haft möjlighet att prata med någon av våra säljare för att boka en monterplats till kommande mässor. Glöm inte bort att boka er monter och hålla koll på orderbekräftelsen som kommer till kontaktpersonens e-mail.
