3 tips för att skapa en mer hållbar digital arbetsmiljö!
Vi har en uppsjö av digitala verktyg som ska hjälpa oss i vårt arbete, men om vi inte gemensamt har diskuterat hur och när vi ska använda dem kan det lätt skapas förvirring, missförstånd och på sikt stress – en stress som uppkommer av den digitala arbetsmiljön.
En lösning är att utforma Interna Trafikregler. Skapa riktlinjer för När, Varför, Vad och Hur vi ska använda våra digitala verktyg, vilket bidrar till ett likvärdigt arbetssätt i organisationen.
Är ni en organisation på 100 personer och inte har diskuterat hur man ska arbeta i exempelvis sammarbetsplatsformen Teams, då har ni automatiskt 100 olika tillvägagångssätt.
Vad kan ni börja med redan idag i din arbetsgrupp för att skapa en mer hållbar digital arbetsmiljö?
Diskutera och ta gemensamt beslut om:
1. En återkopplingspolicy för inlägg, chatt och mail internt.
Hur snabbt förväntas vi svara? Är det någon skillnad på chatt och mail? Det kan skapas stress av att vi vill svara supersnabbt och vi är därför inne och jobbar i vår mailkorg konstant. Utgå från vad som är en hälsosam tidsaspekt för återkoppling. Förslagsvis 24- eller 48 timmar. Mailen är inte den bästa kanalen för akut kommunikationen. Vilket verktyg använder ni istället?
2. Hur delar vi dokument internt?
Det blir enkelt massa kopior av dokument som vi delar inom organisationen. Att inte hitta dokument eller veta vilken version vi ska arbeta i kan skapa förvirring och det läggs tid på sådant som inte skapar värde. En rekommendation är att dela dokumenten genom att länka för att undvika den problematiken.
3. Att vi fördröjer leverans om vi skickar mail eller chatt efter arbetstid.
För många har arbetslivet blivit allt mer flexibelt, vilket är fantastiskt! Vi har möjlighet att ta igen tid på kvällen om vi har gått tidigare för att hämta barn på förskolan eller varit hos läkaren. Men när mailen som du skickar under kvällstid börjar ramla in hos kollegorna kan de skapa stress och osäkerhet. Kollegan kanske frågar sig, förväntas jag också arbeta under kvällstid? Kollegan har ju inte koll på att jag gått tidigare och arbetar igen tiden jag missat. För att skapa en vänligare och mer hållbar mailkultur kan vi i dessa fall välja att fördröja leveransen av meddelandet både i Teams och via mail, för vi vet aldrig hur mottagare kommer att reagera.
Med tydliga Interna Trafikregler kan vi minimera krockar och missförstånd, vilket medför att man frigör arbetstid för hela organisationen och tar bort osäkerhet som tar både energi och fokus.
Författare: Linn Heuberger, Effektivitetskonsult, Effektiv Nu
