Hur ofta läser du din mejl på en dag?

Att få utrymme till utvecklingstid i vårt arbetsliv upplever jag idag som svårare och svårare. Det är konstanta flöden av kommunikation och uppgifter som inte har naturliga avslut och som lägger större och större ansvar på individen att ha disciplin och en strategi för vårt arbete varje dag. En strategi man sällan prioriterar att faktiskt skapa på grund av att det är så mycket annat som ska hinnas med och det är svår att se det direkta värdet. Ibland letar man också efter den perfekta vägen och ändrar till slut ingenting eftersom man är osäker på helheten.

Effektiv.nu

Jag tänkte dela med mig av lite erfarenheter och tips som Effektivitetskonsult och min förhoppning är att fler kan se värdet av att skapa en strategi för sin inkorg.

Steg 1. Stäng av aviseringar till din mejl
Detta är första steget till att på riktigt undvika att vara händelsestyrd till dina mejl. Bestäm själv när du ska arbeta med inkorgen och undvik en massa avbrott när det plingar till och visuella kuvert dyker upp (Du besparar även dina kollegor detta om ni arbetar på samma plats).

Steg 2. Bestäm hur ofta du ska arbeta med inkorgen
För de allra flesta så räcker det att arbeta med inkorgen 2-4 gånger på en dag då man sitter mer strukturerat och jobbar med sina mejl. Att sitta med mejlen mer fokuserat gör att du kan arbeta igenom fler mejl på kortare tid än du brukar.

Steg 3. Rensa bland dina mappar
När vi skapar för många mappar så blir vår digitala arbetsplats, inkorgen, en visuell röra. Därför finns det ett direkt värde av att rensa bland mapparna. Ta bort de som inte är aktuella längre och överväg om du kan använda arkivmappen mer, i stället för att skapa fler mappar.

Steg 4. Arbeta mot en tom inkorg varje dag
Behandla inte din inkorg som ett arkiv. Om du gör det, så lägger du mer tid på att titta igenom samma mejl flera gånger och du går ofta runt med en känsla av att du borde göra något. Det är nämligen svårt att veta säkert om allt är gjort när det ligger tusentals mejl på samma plats. Arkivera mer, släng mejl utan värde och skapa uppgifter för framtiden på resten.

Följ dessa steg och du är på god väg till ett hållbart arbetsliv!

Text: Christopher Bernestrå, Effektivitetskonsult, Effektiv Nu

Scroll to Top