En enda uppgiftslista
- guld värt för kontroll och överblick i arbetet

När vi på Effektiv Nu pratar om hållbar struktur handlar det om att ha en strategi för var och hur du hanterar din information, som exempelvis mail och uppgifter. Det handlar om att i så lång utsträckning som möjligt samla det du ska göra på EN digital plats och processa det enligt en uppsatt rutin som är lätt att hålla sig till – år efter år. 

Datorn är ditt centrum för kommunikation och därför också en logisk plats för din uppgiftslista. När vi är ute på språng kan vi synkronisera uppgiftslistan med mobilen. På så sätt är den alltid lättillgänglig och det går snabbt att lägga till nya uppgifter, eller markera dem som slutförda.

Nyckeln här är som sagt att samla allt som ska göras på en och samma plats. Post-its, flaggade mail, kalender och andra platser ska samlas till en punkt. Detta för att skapa enkelhet. Det har många fördelar. Inget glöms bort, försvinner eller faller mellan stolarna och du behöver aldrig leta efter en uppgift du vet att du skapat. Låt också tekniken arbeta för dig och se till att den påminner dig när något ska göras. På så sätt kan du frigöra utrymme i ditt huvud för det som verkligen är viktigt. Hur gör man då? Se nedan!

Uppgifter

SKAPA UPPGIFTER
• Skapa uppgifter direkt från mail eller fristående i ditt mailprogram (T.ex. Outlook). Detta är nu din enda uppgiftslista att hantera.
• Använd tydliga rubriker för dina uppgifter så att du direkt ser vad du ska göra.
• Sätt ett slutdatum som speglar när du ska arbeta med uppgiften eller när du ska ta ställning till den. Ställ också in en påminnelsetid om du vet ungefärligt klockslag.
• Ge dina uppgifter en kategori som speglar prioritering eller område. T.ex. Projekt, Förarbete, Resor, Admin, Planering osv.

ARBETA MED UPPGIFTERNA
• Starta din dag med att först av allt se över din uppgiftslista. Detta i stället för inkorgen för att undvika att du blir händelsestyrd. Med uppgifterna som start kan du börja med det som är mest värdeskapande.
Avsätta tid för uppgifter som tar mer än 30 minuter i din kalender.
• Ladda ned mobilappen för uppgifterna i ditt mailprogram (finns oftast som en separat app) så att du har din uppgiftslista lättillgänglig. T.ex. Microsoft To Do

Nu är du på god väg att visualisera ditt jobb på ett helt nytt sätt. Det är ett fantastiskt steg till att kunna prioritera och få överblick i ditt arbete!

Text: Christopher Bernestrå,, Effektivitetskonsult, Effektiv Nu

Scroll to Top