HR-experten ger dig
5 tips för en bra digital offboarding

Simployer-Victoria-Ödlund-HR-expert

Att många av oss just nu tvingas arbeta hemifrån förändrar mycket i vår vardag. Antagligen har ni lagt en hel del tid på att hitta lösningar på sådant som hur ni ska kunna arbeta med samma effektivitet som vanligt, vilka riktlinjer som gäller för möten på distans och hur ni ska värna om företagskulturen. Men i och med att vi ser en ekonomisk motgång för flera företag och verksamheter är det ytterligare en fråga som blir alltmer aktuell, och som kan kännas tung att ta tag i. Kanske har ni i din organisation insett att ni trots korttidsarbete inte längre kan behålla vissa medarbetare, och att ni därför behöver avsluta deras anställningar helt. Att avsluta en tjänst på distans är för många ännu mer utmanande än vad det är i vanliga fall. Därför är det viktigare än någonsin att säkerställa att ni har rutiner för en god offboarding – som fungerar även på distans.

Förutom att det underlättar både för dig som ledare och för medarbetaren att ha en tydlig process, är ett lyckat avslut även viktigt ur ett employer branding-perspektiv. God offboarding gör den som lämnar till en bra ambassadör för verksamheten och det stärker lojaliteten hos de som ska vara kvar i organisationen. Victoria Ödlund, HR-expert på Simployer, delar med sig av 5 tips för en trygg process när en medarbetare lämnar verksamheten.

Gå igenom alla delar av uppsägningen och gör en plan
Att ha en struktur för offboardingen gör er mer effektiva och är viktigare än någonsin när hela processen ska genomföras på distans. Med en checklista eller ett systemstöd för processen kan ni stämma av vad som ska göras och vem som är ansvarig för de olika delarna. Till exempel kan ni notera hur lång hur lång uppsägningstid medarbetaren har, vilken som är sista anställningsdag och ni missar inte att utbetala semesterersättning. Glöm inte heller att kommunicera detta till medarbetaren så att hen också vet vad som gäller. En strukturerad process gör att ni får bättre koll på tidsåtgången och att du kan göra en plan för en trygg process där inget moment glöms bort eller inte hinns med.

Hur och när kommunicerar ni att någon lämnar verksamheten
Detta är mer kritiskt än någonsin just nu. Både på grund av att offboardingen sker på distans, men också eftersom vi befinner oss i en turbulent tid där oklarheter skapar ännu mer osäkerhet än vanligt. Gå därför igenom när och hur ni ska kommunicera till teamet och avdelningen att medarbetaren ska sluta. Är det vid ett större digitalt internmöte, via mejl eller via andra sociala kanaler? Det är klokt att bestämma tillsammans med medarbetaren för att det ska bli bäst för båda parter.

Ett kvalitativt avslutningssamtal
Avslutningssamtal är ett bra tillfälle för dig som ledare att samla värdefulla insikter då medarbetaren får ge återkoppling på sin tid hos er och prata igenom orsakerna till avslutet. Ge medarbetaren möjlighet att förbereda sig inför samtalet genom att skicka ut agendan i förväg. Se också till att samtalet blir så personligt som möjligt trots avståndet. Att använda kameran på datorn är en självklarhet vid den här typen av samtal! Utöver samtalet är det en god idé att, om det går, ge medarbetaren möjlighet att bidra med åsikter och synpunkter anonymt. Slutligen är det viktigt att du kommer ihåg att på ett personligt sätt visa uppskattning över medarbetarens tid i verksamheten.

Överlämning av arbetsuppgifter och tekniska tillgångar
Överlämning av arbetsuppgifter är alltid en stor del i en offboarding. Men när det sker på distans är det extra viktigt att göra en plan för vem som gör vad och när. Stäm av med alla inblandade att de bokar in nödvändiga möten och att väsentligt material finns sparat tryggt och säkert, där berörda parter alltid har tillgång till det. Är det en medarbetare som slutar på grund av nedskärningar kan det dessutom vara extra viktigt att säkerställa vem som ska ha tillgång till materialet och vem hens tidigare kontakter kan vända sig till. Detta eftersom det oftast inte finns någon given efterträdare då. Informera också berörda avdelningar om vilka uppgifter som behöver genomföras i samband med uppsägningen. Till exempel avslut av mejlkonto, återlämning av dator och passerkort med mera.

God avtackning
Hur vill medarbetaren ha sin avtackning? Önskar sig hen en stor digital avtackning där alla i verksamheten kan delta, eller föredrar hen något mindre med endast det egna teamet? Försök göra avtackningen så personlig som möjligt trots distansen, kanske genom att skicka hem en gåva som tack för hens tid i verksamheten.

Om Simployer
Simployer är Skandinaviens största leverantör av HR-lösningar och har en tydlig målsättning: Att göra det enkelt att vara en god arbetsgivare. Vi på Simployer hjälper dig genom att erbjuda HRM-tjänster som effektiviserar och professionaliserar interna rutiner och processer. Våra tjänster finns samlade i tre specialistområden: HRM-system, kurser och servicepaket.

Scroll to Top