4 tips för en lyckad implementation av HR-system

Senaste året har allt fler företag kickstartat sin HR-transformation, och börjat gå från en transaktionell HR-organisation till en allt mer digital. Ett väsentligt steg i detta är att välja ett HCM-system som passar organisationen och dess behov. Men än viktigare är perioden efter ett signerat avtal, då transformationen tar fart på riktigt. Att se till att implementationen av det valda systemet blir framgångsrik är viktigt men många gånger en utmaning. Idag guidar vi dig i hur du kan undvika de vanligaste fällorna samt delar våra bästa tips för att lyckas med ert HR/IT-projekt.

Målbild – Flexibel men tydlig
En av de mest betydande punkterna för ett lyckat implementationsprojekt är att inför projektets start sätta tydliga mål med tydligt affärsvärde. Under ett implementationsprojekt kommer nya möjligheter skapas, funktioner fungera annorlunda mot vad ni tänkt och vägar i det komplexa landskapet kan oförutsett komma att blockeras. Att ha ett öppet sinne är viktigt och att veta vart ni är på väg underlättar besluten när nya processer behöver justeras. Glöm aldrig slutmålet, se till att förmedla det i hela projektgruppen och följ upp det regelbundet.

Resurser och styrning
Inför ett projekt utses en projektgrupp tillsammans med projektledare. Projektledaren bör vara en förespråkare för förändringen och en person som kontinuerligt kan lyfta diskussioner i relation till affärsvärde och målbild. Personen bör kunna fatta beslut, fördela ansvar och lokalisera rätt resurser, med rätt förmågor, för rätt frågor. Hela organisationens HR-processer ska potentiellt genomlysas och beslut för varje processteg ska tas. Det är även kritiskt att personen ska se till att reservera tid för resurser att fokuserat arbeta med implementationen. På det sättet kan man skapa ägandeskap, intresse och engagemang i projektgruppen.

Kommunikation
För att nå målbilden är det viktigt alla involverade parter kan kommunicera fritt och fungerar som en gemensam grupp. Redan innan projektet påbörjas bör det vara tydligt vem som har kunskap och beslutsförmåga i olika områden, hur frågor kring tidsplanering, resurser och förändringar hanteras samt risker relaterade till kommunikation. Håll varandra uppdaterade genom att schemalägga tid för att diskutera status och problem.

Förändringsledning – Börja i tid
Att välja en ny HCM-lösning är att förändra ert sätt att arbeta. Projektgruppens ansvar är därför inte bara att implementera systemet, utan också att förbereda, utrusta och stödja sina kollegor inför och i det nya arbetssättet. Glöm inte bort transformationen och se till att förmedla värdet av den till alla i organisationen.
Implementationsprojekt ska vara kul och spännande. Välj personer som är intresserade och skapa delaktighet från start. Fira framgånger, beröm varandra vid bra prestationer och hjälp varandra när ni stöter på utmaningar. En lyckad Go-Live innebär att ni får ett modernt system, ett nytt sätt att arbeta och en möjlighet att kontinuerligt utvecklas med er produkt. Stort lycka till!

Text: Jennifer Hallel
Senior applikationskonsult HCM, CGI Sverige

Scroll to Top